1. Grundsätze

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden, Teilnehmenden, Kunden sowie Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben.

Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit in der Bildungswerk-Gruppe bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet.

Sie richtet sich an alle Mitarbeitenden der Biwe-Gruppe, die Daten in IT-Systemen verantworten:
1. Personen oder Abteilungen/Bereiche, die über den Einsatz/die Bereitstellung eines Anwendungssystems entscheiden, also Geschäftsführung (GF), interner Dienst IT (IT Service/Systembetreuung), Datenbank-Gruppe, sowie die extern Beauftragten für Administration, Citrix-Server im Rechenzentrum, Entwicklung Notes, Hosting von Webseiten, Loga und Entire Betrieb, nachstehend gesamt die IT-Abteilung genannt.
2. Personen oder Abteilungen, die über die Nutzung des Systems für ihre Aufgaben entscheiden, z.B. Personalabteilung mit Loga 3 für die Bewerberverwaltung, Lohnbuchhaltung mit Loga, Finanzbuchhaltung und Controlling mit Entire und Hausverwaltung Haus Steinheim mit Ecadia.
3. Benutzer, d.h. diejenigen, die die zur Verfügung gestellten Systeme für die Erledigung ihrer betrieblichen Aufgaben nutzen (bei Speicherung personenbezogener Daten auf einem Arbeitsplatzrechner entscheidet der einzelne Benutzer ggf. auch über die im System erfolgende Verarbeitung und die dazu verwendeten Programme),
4. Den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB), der ihre Umsetzung beratend und kontrollierend begleitet und die ihm speziell zugewiesenen Aufgaben wahrzunehmen hat.
Ebenso bezieht sie alle Arten von Betroffenen (Mitarbeiter, Interessenten, Teilnehmer, Kunden, Geschäftspartner etc.) in ihren Geltungsbereich ein.

Dabei gelten folgende Grundsätze:
1. Die DV-Hard- und Software sind für betriebliche Aufgaben, und zwar für die jeweils vorgesehenen Zwecke, zu verwenden und gegen Verlust und Manipulation zu sichern. Eine Nutzung für private Zwecke ist in der Biwe-Gruppe gesondert geregelt oder bedarf der ausdrücklichen Genehmigung.
2. Jeder Mitarbeitende ist in seinem Verantwortungsbereich für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich. Die Einhaltung muss von ihm regelmäßig kontrolliert werden.
3. Die für die Verarbeitungen der eingesetzten Systeme Verantwortlichen stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter (Benutzer) über diese Richtlinie informiert werden; das gilt auch für temporär Beschäftigte.
4. Der Datenschutzbeauftragte berät bei der Umsetzung der Richtlinie und prüft deren Einhaltung. Insoweit sind alle Adressaten der Richtlinie dem Datenschutzbeauftragten (DSB) auskunftspflichtig.

2. Ziel der Datenschutzrichtlinie

Das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft e.V. (nachfolgend „Unternehmen“ genannt) und seine Tochtergesellschaften (zusammen „Biwe-Gruppe“) verpflichten sich im Rahmen ihrer gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung der Datenschutzrechte. Die Datenschutzrichtlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen und Mindeststandards für die Wahrung des Datenschutzes als verbindliche Basis für einen rechtskonformen und nachhaltigen Schutz personenbezogener Daten im Unternehmen.

3. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte

3.1 Das Bildungswerk hat nach Maßgabe des Artikels 37 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind zu finden unter: https://www.biwe.de/datenschutzerklaerung
Der DSB nimmt die ihm kraft Gesetzes und aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seines Fachwissens sowie seiner beruflichen Qualifikation wahr.
3.2 Der Datenschutzbeauftragte unterrichtet und berät die Geschäftsführung sowie die Beschäftigten hinsichtlich ihrer Datenschutzpflichten. Ihm obliegt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften sowie der Strategien des Verantwortlichen für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.
Im Falle risikoreicher Datenverarbeitungen steht der DSB dem Verantwortlichen beratend bei der Abschätzung des Risikos zur Seite.
3.3 Der DSB berichtet unmittelbar der Geschäftsführung.
3.4 Der DSB wird frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebunden und wird sowohl von der Geschäftsführung als auch den Beschäftigten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt.
3.5 Das Unternehmen hat ein Verzeichnis über alle Verarbeitungsvorgänge zu führen. In jeder Fachabteilung wird mindestens einer Person die Verantwortung übertragen, die dafür notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung zusammenzutragen und diese entsprechend den Anforderungen des Art. 30 DS-GVO zu dokumentieren.
Bei Unklarheiten hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen kann der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen werden.
Auf Anfrage stellt das Unternehmen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis zur Verfügung. Im Einvernehmen mit der Geschäftsführung ist hierfür der Datenschutzbeauftragte zuständig und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.
3.6 Jeder Mitarbeiter kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, wobei auf Wunsch absolute Vertraulichkeit gewahrt wird.
3.7 Der DSB berichtet jährlich in einem Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung über stattgefundene Prüfungen, Beanstandungen und ggf. noch zu beseitigende Organisationsmängel. Soweit der Bericht die Verarbeitung von Personaldaten oder Fragen der betrieblichen Organisation betrifft, wird er auch dem Betriebsrat zugänglich gemacht. Ausgewählte Prozesse werden stichprobenartig, risikoorientiert und in angemessenen Zeitabständen vom QM-Team auf ihre Datenschutzkonformität hin kontrolliert.
3.8. Der jeweilige DSB ist unverzüglich zu informieren, wenn ein Fall der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (bevor eine Meldung an die Aufsichtsbehörden erfolgt) eintritt, sowie bei Anfragen von Ermittlungsbehörden, Aufsichtsbehörden oder Rechtsstreitigkeiten in Bezug auf personenbezogene Daten.

4. Beschaffung/Hard- und Software

4.1 Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person/Abteilung durch die zentrale DV-Beschaffung. Bereits bei der Auswahl von Hard-und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet.
4.2 Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll, ist der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig vorab von der anfordernden Stelle zu informieren (siehe hierzu Näheres in Ziff. 5.2). Die Beschaffung und/oder Nutzung (Einsatz) erfolgt erst nach Stellungnahme des DSB. Der DSB berät dahingehend, ob die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 7 DS-GVO erforderlich ist.
4.3 Private Hard- und Software dürfen nur nach Sonderfreigabe durch die Geschäftsführung zur Verarbeitung personenbezogener Daten Verwendung finden. Die dienstliche Nutzung privater Hard- und Software im heimischen und außerbetrieblichen Bereich (z.B. private Notebooks) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung im Einzelfall, damit die notwendige datenschutzrechtliche Zulässigkeit, insbesondere die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung gewährleistet werden können.
4.4 Die IT-Abteilung führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungsprogramme. Der DSB kann auf das Verzeichnis jederzeit zugreifen.
4.5 Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, von Sabotage etc. sind die DV-Abteilung und der DSB unverzüglich zu informieren.

5. Verpflichtung auf Vertraulichkeit (Datengeheimnis)/Schulung der Mitarbeitenden

5.1 Mitarbeitenden ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Jeder Mitarbeitende, der Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist in geeigneter Weise über die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu schulen und auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Einhaltung dieser Richtlinie zu verpflichten.
5.2 Die Verpflichtung erfolgt unter Verwendung des hierzu vorgesehenen Formulars und unter Aushändigung des von dem DSB erstellten Infoblatts durch die Personalabteilung.
5.3. Datenschutz Schulungen werden regelmäßig via Lernplattform angeboten.

6. Transparenz der Datenverarbeitung

6.1 Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, führt der Datenschutzbeauftragte ein Verzeichnis von Verarbeitungen gem. Art. 30 DS-GVO. Der für ein Verfahren Verantwortliche meldet dieses zeitnah gemäß den vom DSB definierten Vorgaben. Gleiches gilt für Veränderungen.
6.2 Unabhängig von dieser Meldung ist der DSB bei der Planung der Einführung neuer Verarbeitungen bzw. der Veränderung bestehender Verfahren über Zweck und Inhalt der Anwendung und die Erfüllung der Benachrichtigungspflicht zu informieren (vgl. Ziff. 6.3). Bei standardisierten Erhebungen (Fragebögen, Eingabefelder auf der Internet-Homepage etc.) ist der Erhebungsbogen dem DSB zur Abstimmung vorzulegen.
6.3 Soweit der DSB feststellt, dass die beabsichtigte Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, teilt er dies umgehend mit. Das Verfahren darf erst nach Zustimmung des DSB durchgeführt werden. Im Zweifel entscheidet die Geschäftsführung.
6.4 Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DS-GVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung durch den DSB. Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden durch die Personalverwaltung erfüllt. Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Welcher Standard diesen Anforderungen genügt, ist im Vorfeld einvernehmlich durch den DSB und die IT-Abteilung festzulegen.

7. Erhebung/Verarbeitung von personenbezogenen Daten

7.1 Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO zu beachten (Gebot der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung). Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung (Grundsatz der Zweckbindung). Eine Zweckänderung ist zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch das jeweilige Unternehmen der Biwe-Gruppe als Verantwortliche eingeholt wird.
7.2 Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (bspw. Profiling).
7.3 Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen ist die die Zulässigkeit bestimmende Zweckbestimmung der Daten durch den für die Anwendung Verantwortlichen schriftlich zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren. Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten schriftlich festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist.
7.4 Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht. Im Zweifel ist der DSB zu kontaktieren.
7.5. Die Betroffenen müssen über den Umgang mit ihren Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben (Grundsatz der Direkterhebung). Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden:

• Identität der verantwortlichen Stelle
• Zweck der Datenverarbeitung
• Dritte oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden

7.6. Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht, es sei denn, es bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen an der Aufbewahrung dieser Daten. In diesem Fall müssen die Daten weiter gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde.

8. Datenhaltung/Versand/Löschung

8.1 Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Netzlaufwerken und mobilen Datenträgern. Eine Speicherung auf anderen mobilen Datenträgern oder Cloudspeicher (z.B. Flashspeicher, Streamer-Bändern) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung und der Registrierung durch die den Träger einsetzende Abteilung/Bereich/Benutzer. Bei Netzwerken ist die IT-Abteilung für die Sicherung der Daten verantwortlich, die auf dem Server gespeichert sind.
8.2 Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC) ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich. Ist ein Netzzugang möglich (z.B. bei Notebook mit WLAN, Tablet), ist zumindest einmal wöchentlich der aktuelle Datenbestand auf das für den Benutzer reservierte Netzlaufwerk zu überspielen. Die gewählten Datensicherungsmaßnahmen sind in dem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren.
8.3 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Die IT-Abteilung ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren.
8.4 Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter IT-Komponenten sind die Mitarbeiter des IT Services (Systembetreuer) verpflichtet, dafür zu sorgen, dass vor Weitergabe an andere MA oder Ausmusterung sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.

9. Externe Dienstleister/Auftragsverarbeitung/ Wartung

9.1 Sollen externe Dienstleister erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung = Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der DSB vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DS-GVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftragskontrolle zu informieren.
9.2 Entsprechendes gilt, falls die Biwe- Gruppe entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen will.

10. Sicherheit der Verarbeitung

10.1 Für jedes Verfahren ist eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken zu erstellen. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr.
10.2 Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept zu erstellen. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren.
10.3 Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DS-GVO zu treffende Maßnahmen betreffen. Hierzu gehört: 

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Ferner ist die Verarbeitung von Personaldaten in einer Betriebsvereinbarung näher festgelegt.



 

11. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht

Die Einhaltung der Vorgaben, die sich aus dieser Richtlinie ergeben, muss jederzeit nachweisbar sein („Accountability“). Eine Nachweisbarkeit hat insbesondere durch eine schlüssige und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.

12. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

Das Unternehmen gewährleistet die Sicherheit der Verarbeitung, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der IT- Systeme und Dienste, die im Zusammenhang mit der Verarbeitung stehen gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO. Darüber hinaus wird gewährleistet, dass die Systeme und Dienste auch belastbar sind. Daten müssen durch angemessene organisatorische und technische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und am Schutzbedarf der zu orientieren.

13. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Jedes Unternehmen der Biwe-Gruppe hat ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungsvorgänge zu führen. In jeder Fachabteilung wird mindestens einer Person die Verantwortung übertragen, die dafür notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung zusammenzutragen und diese entsprechend den Anforderungen des Art. 30 DS-GVO zu dokumentieren.

14. Datenschutzvorfälle

Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten und/oder dem DSB des jeweiligen Biwe- Unternehmens unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Für die Funktion oder die Einheit verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den zuständigen DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten. In Fällen unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder bei Verlust personenbezogener Daten wird die Meldung durch den DSB an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde unverzüglich vorgenommen.